Former ses équipes à l’IA en partant de ce qu’elles font déjà

Lundi, une assistante commerciale fait rédiger ses relances par un assistant d’IA. Mardi, un chef de projet y colle le compte rendu d’un comité client. Mercredi, la direction découvre les deux pratiques au détour d’une réunion, et se demande s’il faut former, encadrer ou interdire. Cet article part de cette situation, de loin la plus fréquente, et propose une méthode en quatre temps pour transformer des usages dispersés en compétence partagée, dans le cadre que fixe l’AI Act depuis l’été 2026.

L’article porte sur la démarche, et nos parcours construits sur ces outils sont présentés dans notre offre de formation à l’IA.

Vos équipes utilisent déjà l’IA, avant toute formation

L’étude du MIT NANDA publiée en 2025 donne la mesure de l’écart. Seules 40 % des entreprises interrogées avaient souscrit un abonnement officiel à un outil d’IA générative, alors que des salariés de plus de 90 % d’entre elles déclaraient déjà s’en servir pour leur travail avec des outils personnels.

En France, l’Insee compte 18 % d’entreprises de dix salariés ou plus qui déclarent utiliser au moins une technologie d’intelligence artificielle en 2025, avec un écart marqué selon la taille, de 15 % entre dix et quarante-neuf salariés à 58 % au-delà de deux cent cinquante. Ce chiffre mesure l’adoption décidée par l’entreprise, et l’usage individuel le devance largement.

73 %de nos rendez-vous de découverte abordent l’intelligence artificielle. 42 % des entreprises rencontrées déclarent l’utiliser, et 15 % décrivent des usages hors cadre, avec des outils employés par les équipes sans règle écrite.283 rendez-vous de découverte · septembre 2025 à septembre 2026 · entreprises de 20 à 10 000 salariés

La formation suit le mouvement avec retard. Le baromètre international Cegos 2026, mené auprès de plus de 6 000 répondants dans onze pays, indique que 32 % des collaborateurs ont été formés à l’IA par leur organisation, et que 41 % estiment, toutes formations confondues, que la formation arrive trop tard pour répondre à leurs besoins. Une formation qui démarre aujourd’hui s’adresse donc à des personnes qui ont déjà leurs habitudes, bonnes ou risquées, et c’est de ces habitudes qu’il faut partir.

La formation à l’IA est-elle obligatoire depuis l’AI Act ?

Oui, sous la forme d’une obligation de moyens. L’article 4 du règlement européen sur l’intelligence artificielle s’applique depuis le 2 février 2025, et sa version initiale demandait aux fournisseurs et aux déployeurs de systèmes d’IA de garantir, dans toute la mesure du possible, un niveau suffisant de maîtrise de l’IA chez leur personnel.

Le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026, publié au Journal officiel le 24 juillet et entré en vigueur le 27, l’a réécrit. Les fournisseurs et les déployeurs prennent désormais des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA par leur personnel, sans avoir à garantir un niveau précis pour chaque personne. La Commission et les États membres soutiennent leurs efforts, en particulier ceux des PME. Une entreprise qui met un outil d’IA à la disposition de ses équipes entre dans la catégorie des déployeurs.

L’effort se proportionne donc aux usages. Un commercial qui fait reformuler ses courriels et une chargée de recrutement qui trie des candidatures avec un outil ont besoin de formations différentes, et le second usage relève d’une catégorie que le règlement classe à haut risque, dont les exigences de supervision humaine s’appliqueront à partir du 2 décembre 2027. Dans tous les cas, gardez la trace de ce que vous avez mis en place, qui a été formé, sur quoi et à quelle date.

Premier temps, faire l’inventaire des usages réels

Un questionnaire court et anonyme, envoyé équipe par équipe, suffit à dresser la carte. Il demande quels outils sont utilisés, pour quelles tâches, à quelle fréquence et avec quelles données. Deux semaines de collecte donnent une image fiable, à condition d’annoncer clairement que l’exercice sert à organiser la pratique plutôt qu’à la sanctionner.

Le résultat fait apparaître deux listes. La première regroupe les tâches où l’IA fait déjà gagner du temps, comme les comptes rendus, les premières versions de courriels ou les synthèses de documents, et elle donne le contenu de la formation. La seconde regroupe les usages à risque, comme des données clients ou personnelles collées dans un outil grand public, et elle donne le contenu des règles.

Deuxième temps, écrire quelques règles d’usage

Une interdiction générale déplace l’usage vers les comptes personnels, hors de toute visibilité. Un cadre court, écrit et expliqué ramène la pratique dans l’entreprise et réduit le risque réel. Quatre règles couvrent l’essentiel dans la plupart des équipes.

• La liste des outils autorisés, avec le compte à utiliser pour chacun, professionnel de préférence.
• Les données qui restent dans l’entreprise, comme les données personnelles, les informations clients et les documents confidentiels, avec un exemple concret pour chaque catégorie.
• La vérification humaine avant diffusion, puisque tout contenu produit avec l’IA est relu par la personne qui l’envoie, et qu’elle en répond.
• La transparence, qui consiste à signaler quand l’IA a contribué à un livrable important, afin que le lecteur sache comment le lire.

Le carnet L’IA que votre équipe utilise déjà propose une trame pour poser ces règles avec l’équipe plutôt que pour elle, ce qui change nettement la façon dont elles sont suivies.

Troisième temps, former sur les tâches de chaque équipe

Une présentation générale des outils s’oublie vite, parce qu’elle laisse chacun transposer seul à son métier. Une formation efficace part des trois à cinq tâches les plus fréquentes relevées dans l’inventaire, et les traite en séance avec les documents réels de l’équipe.

Le cœur du travail porte sur la consigne. Une consigne réutilisable donne le contexte de la demande, la tâche attendue, le format de la réponse et la façon de la vérifier, comme celle-ci, qu’une équipe commerciale peut reprendre telle quelle.

« Tu assistes une équipe commerciale. À partir des notes ci-dessous, rédige une relance de 120 mots pour un client silencieux depuis dix jours, sur un ton cordial et direct, puis liste les deux informations que je dois vérifier avant l’envoi. »

Rangée dans une bibliothèque partagée que l’équipe enrichit ensuite, chaque consigne devient un outil commun. Une demi-journée à une journée par équipe, en petit groupe, suffit à installer ces bases, à condition que chacun reparte avec des consignes qu’il utilisera dès le lendemain.

Quatrième temps, mesurer ce qui est devenu une habitude

La même étude du MIT NANDA estime que seules 5 % des organisations tirent un retour mesurable de leurs projets d’IA générative. Une bonne part des autres a sans doute produit des gains, restés indémontrables faute d’une valeur de départ.

Relevez donc avant la formation la fréquence d’usage et le temps passé pour chaque tâche visée. Relisez ces deux chiffres à quatre-vingt-dix jours, avec le regard du responsable hiérarchique sur la qualité des livrables. C’est le délai que nous retenons pour mesurer ce qui reste d’une formation, pour les raisons détaillées dans l’évaluation à froid à 90 jours, et c’est la pratique répétée entre la salle et ce point de mesure qui fait la différence, comme le montre l’ancrage comportemental.

Comment financer une formation à l’IA ?

Dans une entreprise de moins de cinquante salariés, une formation à l’IA inscrite au plan de développement des compétences peut être prise en charge par l’opérateur de compétences. Au-delà, elle relève du budget de l’entreprise, avec des cofinancements possibles selon les branches, et certaines formations certifiantes restent mobilisables par le compte personnel de formation.

Le plan national Osez l’IA, lancé en 2025, revendique plus de 35 000 entreprises sensibilisées en un an et prévoit de déployer 1 000 diagnostics Data IA dans sa nouvelle étape. Ces dispositifs aident à cadrer un projet, et la formation des équipes reste à organiser en propre. Le circuit de paiement change aussi au 1er octobre 2026, comme l’explique notre article sur la subrogation OPCO dans les entreprises de moins de 50 salariés.

Par où commencer cette semaine

Choisissez une équipe et envoyez-lui le questionnaire d’inventaire. Retenez les trois tâches qui reviennent le plus, écrivez les quatre règles avec la responsable de l’équipe, puis fixez dans le même agenda la date de la formation et celle de la mesure à quatre-vingt-dix jours. Si vous préparez déjà l’année prochaine, notre article sur le plan de formation 2027 montre comment inscrire ce chantier au plan avec une fiche action d’une page.

Si vous souhaitez un regard extérieur sur cet inventaire ou sur le cadrage de la formation, écrivez-nous, nous regarderons votre situation.