Recueil des besoins en formation, la méthode et le questionnaire pour les managers

Le recueil des besoins en formation consiste à identifier, avant de bâtir le plan de développement des compétences, ce que chaque équipe devra savoir faire de nouveau ou de mieux dans l’année, puis à traduire ces écarts en actions de formation classées par priorité. Il se mène en trois temps, un questionnaire de huit questions envoyé aux managers, un entretien de trente minutes avec chacun pour transformer les demandes en comportements observables, puis une consolidation qui classe les besoins par effet attendu, urgence et coût. Le plan qui en sort se défend en comité, parce que chaque ligne dit ce qui changera, qui le verra et quand on le vérifiera.

Qu’est-ce que le recueil des besoins en formation, et à quoi sert-il ?

Le Code du travail confie à l’employeur l’adaptation des salariés à leur poste et le maintien de leur capacité à occuper un emploi, et l’article L6321-1 précise que le plan de développement des compétences peut s’appuyer sur les conclusions des entretiens professionnels. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est en outre consulté chaque année sur le programme pluriannuel de formation et sur les actions de formation envisagées, selon l’article L2312-26. Le recueil des besoins fournit la matière de ces deux exercices.

Il sert surtout à traduire des demandes en besoins. Une demande exprime un souhait, souvent formulé avec le nom d’un stage, alors qu’un besoin décrit l’écart entre ce que le travail exigera et ce que l’équipe sait faire aujourd’hui, et c’est cette traduction qui rend ensuite les offres des organismes comparables.

Quand lancer le recueil des besoins pour le plan 2027 ?

Le recueil se lance à l’automne, quand les budgets de l’année suivante se dessinent, et il se termine avant l’arbitrage du plan, qui intervient le plus souvent au printemps. Les entretiens annuels et les entretiens de parcours professionnel, qui portent notamment sur les besoins de formation, se tiennent souvent sur la même période, et leurs comptes rendus alimentent directement la consolidation. Notre article sur les cinq questions à trancher avant de présenter votre plan de formation 2027 détaille l’étape suivante.

Quelles sources utiliser pour identifier les besoins en formation ?

Un recueil solide croise cinq sources, parce que chacune éclaire un angle que les autres laissent dans l’ombre. Le plan gagne en crédibilité dès qu’un besoin apparaît dans deux d’entre elles.

• Les managers. Ils voient les situations de travail qui coincent et savent quels projets vont changer le quotidien de leur équipe.
• Les entretiens individuels. Les comptes rendus des entretiens annuels et de parcours professionnel donnent les souhaits d’évolution et les besoins exprimés par chaque salarié.
• Les indicateurs. Réclamations, erreurs, délais, absentéisme ou départs montrent où un écart de compétence coûte déjà.
• Les projets de l’année. Un nouvel outil, une réorganisation ou une réforme, comme la transparence salariale que vos managers devront expliquer, créent des besoins avant même que les difficultés apparaissent.
• La revue des talents. La people review désigne les managers à préparer à un poste plus large, et donc les parcours de développement à financer.

Quel questionnaire de recueil des besoins envoyer aux managers ?

Le questionnaire tient en huit questions, qu’un manager remplit en quinze minutes pour son équipe, et chacune l’amène à décrire une situation de travail concrète. Les voici, à recopier telles quelles dans votre formulaire.

• Les projets. « Quels sont les deux ou trois projets qui vont changer le travail de votre équipe en 2027 ? »
• La situation qui coince. « Quelle situation de travail pose le plus de difficultés aujourd’hui, et à qui ? »
• Le comportement attendu. « Que devra savoir faire votre équipe d’ici le 30 juin 2027, et comment le verrez-vous ? »
• L’indicateur. « Quel chiffre bougera si ce besoin est couvert, et quelle est sa valeur aujourd’hui ? »
• Les personnes. « Qui est concerné, et combien de personnes en tout ? »
• L’urgence. « Faut-il agir ce trimestre, ce semestre ou dans l’année ? »
• L’historique. « Qu’avez-vous déjà essayé, formation, tutorat ou mise en situation, et qu’est-ce que cela a donné ? »
• Votre rôle. « De quoi avez-vous besoin, vous, pour accompagner la mise en pratique au poste ? »

La septième question pèse plus lourd qu’il n’y paraît. Dans les 283 rendez-vous de découverte que nous avons menés entre septembre 2025 et septembre 2026, 51 % des entreprises avaient déjà fait former leurs managers ailleurs, si bien qu’un besoin exprimé pour 2027 peut recouvrir une formation déjà suivie, dont il faut comprendre pourquoi elle a peu tenu.

Comment transformer une demande de formation en besoin précis ?

L’entretien de trente minutes avec chaque manager reformule chaque réponse en comportement observable, avec un indicateur et une date. Trois questions suffisent pour y arriver, et la première est la plus exigeante : « Qu’est-ce que vos collaborateurs feront différemment le 15 mars ? » Les deux suivantes demandent qui le verra en premier et quel jour on le vérifiera.

• « Une formation à la communication » devient « mener seul la réunion client mensuelle, avec un compte rendu envoyé dans les 24 heures ».
• « Du management pour les nouveaux chefs d’équipe » devient « recadrer un retard ou une erreur dans les 48 heures, sur les faits ».
• « Mieux gérer les conflits » devient « traiter en réunion un désaccord entre deux collaborateurs, avec une décision écrite à la sortie ».

Chaque besoin ainsi reformulé tient sur une fiche action d’une page, que nous proposons en modèle gratuit avec un exemple rempli. Elle consigne l’indicateur de départ et le coût net avant même de consulter un organisme.

Comment prioriser les besoins recueillis ?

La consolidation classe chaque besoin selon trois critères, son effet attendu sur un indicateur, son urgence et son coût net, prise en charge de l’OPCO déduite. Les besoins à fort effet et à échéance courte passent en tête, et ceux qui concernent une seule personne relèvent souvent d’un tutorat, d’un coaching ou d’une formation en situation de travail.

18 %des entreprises que nous rencontrons citent la mesure des résultats parmi leurs critères de choix d’un organisme de formation, loin derrière le prix, à 51 %, et l’adaptation au contexte, à 45 %. Le recueil des besoins est donc le meilleur moment pour décider de ce que l’on mesurera.283 rendez-vous de découverte Sinéa, septembre 2025 à septembre 2026

Ce classement compte d’autant plus que le budget formation annuel médian des entreprises que nous rencontrons s’établit à 15 000 €. Il conduit à retenir moins d’actions, mieux préparées, avec pour chacune la mesure qui dira à 90 jours si elle a produit son effet.

Quelles erreurs fragilisent un recueil des besoins ?

• Diffuser le catalogue. Une liste de stages à cocher recueille des envies, et le plan qui en sort ressemble à celui de l’année précédente.
• Interroger une seule source. Les salariés expriment leurs souhaits d’évolution, les managers décrivent les urgences du service, et le plan a besoin des deux regards.
• Oublier le retour aux managers. Un manager qui ignore ce que son questionnaire a produit remplira le suivant en cinq minutes, d’où l’intérêt d’un retour écrit avant la fin de l’année.
• Lancer sans indicateur. Un besoin sans valeur de départ rend toute évaluation impossible, et la direction jugera alors le plan sur le seul nombre de jours réalisés.

Une fois les besoins classés, les trois ou quatre premiers méritent un cahier des charges qui rend les offres des organismes comparables. Si vous voulez tester ce questionnaire sur un service pilote, nous pouvons en animer la consolidation avec vous, et un premier échange de trente minutes suffit pour en caler le calendrier.